A Metodologia business process management em arquivos correntes e nas práticas protocolo

Introdução: Em resposta às transformações contemporâneas, as organizações passaram a buscar ferramentas de gerenciamento que proporcionem um formato de gestão voltado para aquele baseado em processos, visando a criação de estruturas que unifiquem os processos internos dos setores das organizações. Com a ausência de uma padronização dos fluxos documentais nos trâmites entre departamentos e setores administrativos, surge a necessidade da implantação de ferramentas que auxiliem o gerenciamento de fluxos de processos, como o Business Process Management (BPM). Problema de Pesquisa: O problema desta pesquisa é a falta de informações sobre o uso de plataformas de modelagem e automação de processos para reduzir a burocracia informacional das instituições, por meio da padronização dos fluxos documentais e informacionais de arquivos correntes e das práticas de protocolo. Objetivo: Assim, esta pesquisa tem como objetivo estabelecer diálogos entre BPM e arquivo corrente, para compreender como essa metodologia poderia agregar à fase de produção documental e analisar as ferramentas de Business Process Management System (BPMS) por meio da comparação entre softwares de notação de fluxos de processos, o Bizagi Modeler e o Maestro BPM, para sugerir como essas ferramentas podem auxiliar no contexto das atividades de protocolo. Justificativa: Nesse contexto, aplicar a metodologia do BPM nas atividades de documentos em fase pode possibilitar o controle e a otimização dos fluxos por meio da modelagem de processos em ambientes administrativos, proporcionando um melhor desempenho das atividades. Procedimentos metodológicos: Trata-se de uma pesquisa qualitativa de caráter exploratório, realizada a partir de um levantamento bibliográfico das temáticas de BPM e arquivo nas bases de conhecimento: Google Acadêmico, BRAPCI e SciELO. Resultados: Como resultados desta pesquisa, foi possível analisar que o Bizagi Modeler foi o que mais se aproximou da proposta de representação dos indicadores de processo, atendendo a todos os critérios pré-estabelecidos. Assim como identificar os principais conceitos correlatos entre as temáticas de BPM e arquivo corrente, destacando nove similaridades que podem auxiliar nas práticas arquivísticas. Conclusão: A escolha de ferramentas deve ser baseada nas necessidades de cada organização, avaliando se suas funcionalidades podem ser adaptadas aos objetivos da instituição. Na análise comparativa dos softwares Bizagi Modeler e Maestro BPM, a ferramenta Bizagi Modeler teve maior aderência aos critérios propostos na avaliação, indicando que suas funções podem se adaptar a um contexto de arquivo corrente e protocolo.