Análise tipológica a partir da identificação arquivística no contexto da eliminação de autos: um estudo sobre os processos de execução fiscal do acervo da Justiça Federal

Por meio da análise tipológica, busca-se compreender a proveniência e a organicidade dos documentos, o gerenciamento eficaz e a facilidade de acesso aos processos arquivados junto a instrumentos que regulamentam a produção, organização e destinação de documentos. Objetivo: é averiguar os arquivos e instrumentos de gestão documental do Poder Judiciário, formalizados em normas, para identificar os documentos arquivados, especialmente processos de execução fiscal, com foco na fase de destinação final (eliminação física), relacionando-os a um modelo de identificação documental como referencial metodológico. Metodologia: a pesquisa se caracterizou pela abordagem qualitativa, descritiva e básica, utilizando a leitura documental e bibliográfica de aspectos legais e organizacionais da entidade. Empregou-se uma “ficha de identificação de tipologia documental” para fins de orientação do trabalho e coleta de dados, bem como documentos do tipo regimento interno, manual e afins relativos a produção documental e histórica (registros de processos). Resultados: os resultados indicam que uma política de gestão documental fundamentada na análise tipológica promove melhor gerenciamento de espaço, economia financeira, sustentabilidade e manutenção do acervo arquivístico, além de facilitar a recuperação de processos. A avaliação arquivística promovida pela Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) e suas competências direcionam o trabalho, pois utilizam como apoio em suas atividades as recomendações do Programa Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Poder Judiciário (Proname). Considerações finais: Conclui-se que a análise tipológica, como extensão da diplomática, é uma metodologia eficaz para compreender a estrutura orgânica e as competências funcionais do órgão produtor, servindo como guia para a gestão documental e contribuindo para a eficiência administrativa e preservação da memória institucional do Poder Judiciário.