Análise sobre gestão de documentos na Agência Distrital de Icoaraci

Analisa a gestão de documentos e a organização do arquivo da Agência Distrital de Icoaraci, uma unidade administrativa pertencente à Prefeitura Municipal de Belém, que fica à distância, aproximadamente, de 18 km desta capital, com vistas a identificar o fluxo documental, bem como a composição físico-orgânica de seus documentos e suas fontes geradoras; compreender a estrutura funcional, e entender sua atual “organização”. Mostra, a partir da análise e do estudo dos documentos do arquivo, como se chegou ao objetivo proposto, analisar a gestão de documentos e a organização do arquivo, identificando possíveis soluções. No diagnóstico arquivístico, pôde-se verificar a real situação do arquivo, quando então, foi feita a análise desse diagnóstico, resultando na proposição de organização do arquivo. Descreve a abordagem metodológica, que se trata de uma pesquisa exploratória, de natureza qualitativa, combinando as técnicas de pesquisa bibliográfica e de campo para o levantamento dos dados. A partir dessa metodologia, permitiram-se conhecer a massa e o fluxo documental, os gêneros, as espécies e os tipos de documentais. Conclui com a identificação de equívocos quanto à guarda, à recuperação e ao acondicionamento dos documentos; verifica que o prédio onde se encontra o atual arquivo está fora dos padrões recomendados pelas organizações arquivísticas nacionais. Formula proposta de organização do arquivo, de modo a agilizar o processo de guarda e recuperação da informação; instrui quanto à organização do arquivo; e recomenda o uso de softwares desenvolvidos para a gestão documental.