A classificação de documentos e os reflexos na gestão documental nas Pró-reitorias da Universidade Federal do Pará - UFPA

O presente Trabalho de Curso tem como objetivos gerais, a compreensão dos aspectos da classificação dos documentos no Protocolo Geral da Universidade Federal do Pará - UFPA e que posteriormente são recolhidos aos arquivos setoriais da Pró-Reitoria de Administração - PROAD e Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoal - PROGEP da UFPA, e possíveis influências na gestão documental no âmbito dos arquivos setoriais destas unidades. Como objetivo específico, apresentar reflexões com o intuito de melhorias na gestão documental, a partir de problemáticas encontradas em relação à classificação atribuída aos documentos provenientes destas pró-reitorias. A metodologia é de caráter exploratória e descritiva, bibliográfica e documental, e terá como estudo de caso a análise da classificação de documentos e a influência na gestão documental na PROAD e PROGEP da UFPA. Para o levantamento de dados foi aplicado um questionário aos arquivistas e estagiários de Arquivologia que atuam nas pró-reitorias supracitadas. Verificou-se que a prática de uma classificação inadequada implica no arquivamento inadequado dos documentos em fase intermediária e posteriormente uma avaliação dos prazos de guarda documental de forma ineficaz, o que possivelmente comprometerá a organização do acervo, devido ao acúmulo desordenado de documentos e as dificuldades em localizar a informação. A presente pesquisa pretende também contribuir para a discussão no âmbito dos arquivos universitários, especialmente relacionados à construção de instrumentos de classificação, aplicação desses instrumentos, análise do funcionamento da gestão documental, e solução de eventuais problemas.